Riportiamo integralmente l’articolo, a cura di Antonella Madia, che il Commercialista Telematico ha dedicato lo scorso lunedì 27 marzo a un tema quanto mai delicato e attuale: la violazione della privacy.
Il datore di lavoro/committente non può utilizzare l’indirizzo email creato per un dipendente o collaboratore, a seguito della risoluzione del contratto di lavoro medesimo: lo stabilisce il Garante per la protezione dei dati personali con un’ordinanza-ingiunzione dell’11 gennaio 2023.
In particolare, senza voler entrare in maniera specifica su tutti gli argomenti trattati dall’ordinanza ingiunzione in oggetto, basti segnalare i tratti più importanti, che valgono sia per i rapporti di lavoro dipendente, sia per i rapporti di lavoro parasubordinati.
Il caso all’attenzione del garante della privacy: risoluzione contratto di lavoro e mantenimento email dell’ex dipendente
È stato portato all’attenzione del Garante per la protezione dei dati personali il caso di una lavoratrice che a seguito dell’interruzione di un rapporto di collaborazione, ha richiesto che l’account creato per la medesima fosse immediatamente eliminato.
Dal canto suo la società riteneva necessario mantenere l’accesso alla casella di posta elettronica allo scopo di intercettare comunicazioni da parte di potenziali clienti, che avevano avuto proprio quel recapito e-mail per richiedere maggiori informazioni sui servizi offerti dalla società.
La permanenza in attività dell’account, secondo l’azienda si sarebbe limitata a qualche mese soltanto, mentre l’ex collaboratrice ne richiedeva l’immediata disattivazione.
Nel caso di specie, la società non solo manteneva attivo l’account in oggetto ma, come accertato dal Garante, inviava da tale casella un messaggio ai contatti raccolti da parte della ex collaboratrice, precisando che quest’ultima non agiva più per conto della società medesima.
Inoltre l’azienda, in assenza di qualsiasi base giuridica, visionava la corrispondenza relativa all’account in questione, pervenuta e inviata durante la collaborazione con l’azienda medesima, finanche producendo in giudizio alcune di queste comunicazioni e impostando un sistema automatico di inoltro a diverso soggetto delle email pervenute sull’indirizzo e-mail della reclamante a seguito della cessazione di tale collaborazione.
Le determinazioni del Garante privacy
Secondo quanto stabilito da parte del Garante per la protezione dei dati personali, il comportamento descritto da parte della società era privo di alcun criterio di legittimazione per l’effettuazione del trattamento, sia relativamente all’accesso alle e-mail scambiate, sia per quanto riguarda la predisposizione di un sistema di inoltro della comunicazione ad un altro account.
Infatti, né l’esigenza di mantenere i rapporti con i clienti, né l’interesse a difendere un proprio diritto in giudizio sono elementi tali da configurare un idoneo criterio di legittimazione del trattamento così come posto in essere da parte della società medesima.
Una possibile soluzione: sistema di risposta automatica
Secondo l’orientamento del Garante, sarebbe stato invece opportuno che la società, per un adeguato bilanciamento degli interessi in gioco, attivasse un sistema di risposta automatico con il quale fornire indirizzi alternativi ai quali contattare il titolare; ciò sarebbe stato accettabile laddove il titolare del trattamento avesse evitato la visualizzazione delle comunicazioni in entrata sull’account assegnato all’interessato proprio per il criterio di minimizzazione dei dati previsto dal Regolamento privacy.
Infatti, la finalità legittima di non perdere contatti utili per la propria attività commerciale si sarebbe potuta perseguire anche con trattamenti molto meno invasivi, e il legittimo interesse di tale azienda non può comportare un annullamento del diritto di protezione dei dati personali riconosciuto agli interessati, in quanto il contenuto dei messaggi di posta elettronica è protetto da garanzie di segretezza tutelate anche costituzionalmente.
In conclusione, in caso di cessazione di un rapporto di lavoro, oppure di una collaborazione, è bene che il titolare faccia molta attenzione alla chiusura dell’account dedicato a tale soggetto: piuttosto che girare le email ricevute su un altro account, oppure ancora mantenere l’account attivo per verificare che clienti o potenziali clienti non scrivano nuovamente a tale casella, il metodo più opportuno da utilizzare senza violare la privacy del soggetto che cessa la propria attività con il titolare è quello di inserire un messaggio di risposta automatica con il quale il titolare del trattamento rimanda clienti o potenziali clienti a contattare l’azienda utilizzando una diversa casella di posta elettronica.
(Copyright: Il Commercialista Telematico. Foto: Freepik).
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