Abbiamo visto insieme nell’ultimo contributo il ruolo fondamentale della comunicazione aziendale per l’ottenimento dei risultati: comunicare però non è sufficiente. Per ottenere successo è necessario che la comunicazione sia compresa da tutti, tempestiva ed esauriente.
Per ottenere successo è necessario che la comunicazione sia compresa da tutti, tempestiva ed esauriente. Ecco i segreti di una comunicazione aziendale chiara ed efficace all’interno dell’organizzazione:
1. la coerenza è uno dei principi essenziali per mantenere la fiducia e la credibilità all’interno dell’organizzazione: occorre assicurarsi che tutti i messaggi trasmessi dall’organizzazione siano allineati con la missione, i valori e gli obiettivi aziendali;
2. è essenziale evitare contraddizioni o discrepanze tra diversi canali di comunicazione e far sì che tutti i dipendenti siano informati e consapevoli delle linee guida aziendali in materia di comunicazione interna;
3. ciò si ottiene dandosi delle regole di comunicazione condivise oltre che investendo nella formazione del personale. La comunicazione efficace, infatti, è una competenza chiave che può essere sviluppata e migliorata nel tempo. Investire nello sviluppo delle competenze comunicative dei propri dipendenti, offrendo corsi, workshop e sessioni di coaching è un ottimo modo per favorire una migliore comunicazione interna;
4. la chiarezza è poi l’elemento fondante su cui costruire una comunicazione aziendale efficace: è importante evitare il linguaggio complesso o tecnico quando non strettamente necessario e assicurarsi che il messaggio sia facile da comprendere per tutti i destinatari. Le frasi devono essere brevi e dirette, evitando ambiguità o equivoci. “Less is more” è una regola sempre valida: è utile concentrarsi sulle informazioni essenziali ed evitare di aggiungere dettagli superflui che possono confondere gli utenti;
5. è necessario poi scegliere il canale di comunicazione più idoneo: la scelta è ampia tra e-mail, social media, chat, videoconferenze, incontri faccia a faccia o telefonate. Il canale va scelto sia in base al messaggio da comunicare che in base al target di utenza ed alle loro abitudini. Ad esempio, per le comunicazioni urgenti può essere più efficace utilizzare il telefono anziché l’e-mail.
6. la comunicazione efficace non è unidirezionale: non si tratta infatti solo di trasmettere informazioni, ma anche di ascoltare attentamente le opinioni, le preoccupazioni e le idee degli altri. Praticare l ‘ascolto attivo durante le conversazioni, facendo domande e dimostrando interesse genuino per ciò che gli altri hanno da dire è il modo migliore per rispettare le diverse prospettive e cercare di trovare soluzioni che tengano conto delle esigenze di tutti i soggetti coinvolti;
7. un altro componente fondamentale della comunicazione aziendale efficace è l’uso del feedback. Sia che si tratti di fornire feedback ai dipendenti sul loro lavoro o di ricevere feedback dai clienti sul proprio prodotto o servizio, è importante farlo sempre in modo costruttivo e rispettoso. È necessario concentrarsi sugli aspetti positivi, senza esitare nell’identificare le aree di miglioramento e nel suggerire soluzioni per affrontarle.
Bisogna poi ricordare che anche le migliori imprese possono trovarsi di fronte a situazioni di crisi: è importante essere preparati a gestire queste situazioni in modo efficace, comunicando in modo trasparente e tempestivo con i dipendenti, i clienti e gli altri stakeholder.
Non esiste una ricetta universale per la comunicazione efficace ma strategie personalizzabili rispetto all’organizzazione ed alle sue dinamiche: è importante adattare il messaggio al pubblico, utilizzare una comunicazione chiara e concisa, scegliere il canale appropriato, ascoltare attivamente, fornire feedback costruttivo, comunicare in modo coerente, gestire efficacemente le crisi e investire nella formazione e nello sviluppo delle competenze comunicative. Con un approccio strategico e consapevole, sarà possibile migliorare significativamente la comunicazione aziendale e raggiungere traguardi di successo.
Foto: archivio Qdpnews.it
Autore: Ceraico & Partners – Beatrice Decò – Sistema Ratio Centro Studi Castelli
