Il lavoratore che utilizza la propria auto per motivi di lavoro ha diritto al rimborso del costo sostenuto; il datore di lavoro deve valutare l’impatto in capo al lavoratore, senza trascurare i rischi di controllo degli organi Ispettivi.
Nelle aziende è frequente la soluzione di non accollarsi le spese per l’acquisto o il noleggio della cosiddetta “auto aziendale” per poi assegnarla al lavoratore ad uso lavoro, ma di rimborsare al lavoratore i costi che ha sostenuto per aver utilizzato la propria auto privata ad uso lavoro.
Il rimborso spese per uso auto propria vale non solo per il lavoratore dipendente, ma anche per il collaboratore coordinato e continuativo, per gli amministratori e i collaboratori occasionali. Il presupposto è l’utilizzo dell’auto privata del lavoratore per uso lavoro, quindi in occasione di trasferte, non per il tragitto casa-lavoro; unica eccezione a quest’ultima considerazione è il tragitto dalla propria casa direttamente alla sede di cliente o fornitore, per esempio, dei lavoratori piazzisti, venditori, corrieri, che non hanno una sede lavorativa abituale.
È obbligatoria la comunicazione scritta dell’azienda al lavoratore in cui le parti concordano e contrattualizzano il possibile uso dell’auto privata da parte del lavoratore per svolere l’attività lavorativa.
La comunicazione di utilizzo dell’auto privata ad uso lavoro deve contenere, in particolare: le ragioni; la tipologia dell’auto nel dettaglio; il valore del rimborso delle spese; la compilazione della scheda trasferte; la durata, anche a tempo determinato.
L’Agenzia delle Entrate ogni anno aggiorna e pubblica in G.U. le nuove tabelle del costo chilometrico, le Tabelle ACI, che servono per calcolare il valore dei fringe benefit di ogni tipologia di auto (per l’anno 2023, quindi dal 1.01.2023, G.U. 28.12.2022, n. 302). Le predette tabelle ACI dovranno essere utilizzate per calcolare anche i rimborsi chilometrici al lavoratore per utilizzo per lavoro dell’auto propria. Le tabelle tengono conto del consumo del carburante e anche dell’usura dell’auto, rilevando pertanto un costo complessivo da rimborsare al dipendente che usa l’auto propria per lavoro, da ragguagliare poi per i chilometri percorsi (sempre per uso lavoro).
Nella pratica, una volta ricevuti i dati del veicolo, rileviamo dalla tabella ACI la riga corrispondente a tale veicolo, e in quella riga rileviamo il costo chilometrico corrispondente che moltiplicheremo per i km percorsi e dichiarati dal lavoratore nella scheda trasferta. L’importo del rimborso chilometrico calcolato sulla base della tabella ACI non è da considerare reddito, ma esente a tutti gli effetti, quindi esente da contributi Inps, premi Inail e ritenute fiscali.
È possibile che lavoratore e azienda si accordino per un importo diverso? La risposta è positiva ma con le seguenti considerazioni: se l’importo è inferiore a quello della tariffa ACI permane il problema che il lavoratore ha diritto a ricevere la differenza, mentre nessun problema di considerare reddito tale differenza essendo inferiore all’importo di legge. Se l’importo rimborsato è superiore a quello della tariffa ACI, tale eccedenza è da considerare reddito di lavoro dipendente a tutti gli effetti, pertanto da assoggettare a contributo e imposte (verificare il limite di esenzione annui del fringe benefit).
L’attenzione in premessa nel caso di verifiche ispettive deriva dal fatto che i chilometri percorsi dal lavoratore con la propria auto devono essere documentati, quindi consigliamo l’adozione della scheda trasferta mensile sulla quale annotare la data, il luogo da raggiungere, i km percorsi, il valore per Km ed il totale da rimborsare. Purtroppo, segnaliamo nel corso delle verifiche ispettive i casi di assenza o carenza della documentazione o di trasferta non veritiera; ciò comporta che l’importo del rimborso viene ricondotto a normale retribuzione, quindi imponibile Inps, Inail e Irpef, con l’aggravio delle sanzioni pecuniarie richieste nel verbale ispettivo conclusivo.
Di seguito, i riferimenti normativi e amministrativi utili: art. 51, c. 5 Tuir; circ. Ag. Entrate n. 326/1997; risoluzioni Ag. Entrate nn. 54/1999, 191/2000, 232/2002 e n. 53/2009.
Autore: Carlotta Mariani, Pierluigi Mariani – Sistema Ratio Centro Studi Castelli
